privacy statement

Om uitvoering te kunnen geven aan de Zorgverzekeringswet en de verzekeringsovereenkomst die Menzis heeft gesloten met zijn verzekerden zijn persoonsgegevens noodzakelijk. Specifiek om je te kunnen identificeren, neemt Menzis het burgerservicenummer (bsn) van zijn verzekerden op in zijn administratie. Dit is een wettelijke verplichting.

Menzis gebruikt jouw persoonsgegevens voor verschillende doelen en alleen als en voor zover het gebruik voor dat doel nodig is. De doelen zijn:

1. Beoordelen en accepteren
2. Sluiten en uitvoeren van de verzekering
3. Commercie en marketing

1 beoordelen en accepteren

Menzis gebruikt jouw persoonsgegevens om te controleren of je verzekeringsplichtig bent voor de Basisverzekering. Voor de Basisverzekering is het uitgangspunt dat elke verzekeringsplichtige geaccepteerd wordt. Dat bepaalt de Zorgverzekeringswet. 

Jouw gegevens worden geautomatiseerd verwerkt als je een Basisverzekering of een aanvullende ziektekostenverzekering aanvraagt. Dit gebeurt aan de hand van de gegevens die je op het (elektronische) aanvraagformulier hebt ingevuld.

Je kan altijd contact opnemen met Menzis met een vraag over of klacht naar aanleiding van de geautomatiseerde afhandeling van uw aanvraag.

2 sluiten en uitvoeren van de verzekering

Menzis heeft jouw persoonsgegevens nodig voor het sluiten en uitvoeren van de basisverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering. Voor het uitvoeren van deze verzekeringen zijn ook gegevens over jouw gezondheid nodig.

Onder het uitvoeren van de verzekering vallen: bepalen of je recht hebt op (vergoeding van) zorg, betalen aan de zorgaanbieder, betalen van vergoedingen aan jou, innen van premie, vaststellen van eigen bijdrages en verplicht en vrijwillig eigen risico, uitvoeren van controles, bestrijden van fraude (waaronder een intern registratiesysteem), verhalen van schade op 3e partijen, onderzoek onder verzekerden naar de kwaliteit van zorg, verbeteren van dienstverlening, gericht informeren van groepen verzekerden met voor hen relevante informatie, beperken van betalingsachterstanden van de verzekeringnemer bij de zorgverzekeraar, bewerkstelligen dat de verzekeringnemer niet langer een bestuursrechtelijke premie verschuldigd is, behandelen van klachten en geschillen en analyseren van (persoons)gegevens voor risicobeheersing (waaronder de beheersing van zorguitgaven) en de inkoop van zorg.

uitwisseling met derden

Menzis kan ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. Menzis blijft wel altijd verantwoordelijk voor het gebruik van jouw persoonsgegevens. Voorbeelden van uitbesteding zijn de werkzaamheden die onder andere Vecozo en Vektis namens zorgverzekeraars verrichten. Vecozo stelt bijvoorbeeld zorgverleners in staat om declaraties bij de juiste zorgverzekeraar digitaal aan te leveren. Dit doet Vecozo met de COV (controle op verzekeringsgegevens) dienst. COV geeft informatie aan zorgverleners over bij wie een verzekerde verzekerd is en met welk zorgverzekeringspakket (basis en aanvullend). De informatie mag alleen worden opgevraagd voor het correct declareren van zorgkosten. Vektis ondersteunt zorgprofessionals, patiëntenorganisaties en overheidspartijen bij het verbeteren van de zorg en het toegankelijk en betaalbaar houden van goede zorg in Nederland.

Ook als er geen sprake is van het uitbesteden van werkzaamheden, worden jouw persoonsgegevens soms gedeeld met of verkregen van derden. Ze worden nooit verkocht aan derden. Voorbeelden van het delen met derden zijn:

• CAK: Menzis verstrekt jouw bsn en jouw bankrekeningnummer aan het CAK als je in aanmerking komt voor compensatie van het (verplicht) eigen risico. Dit is een wettelijke verplichting.
• College van burgemeester en wethouders: Menzis wisselt persoonsgegevens uit met het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waarin je woont voor het voorkomen en verminderen van schulden. Dit is een wettelijke verplichting.
• Werkgevers of belangenbehartigers: als je korting krijgt op jouw premie omdat je deel uitmaakt van een collectiviteit, gebruikt Menzis jouw persoonsgegevens om periodiek bij jouw werkgever of belangenbehartiger te controleren of je nog recht hebt op deze korting.
• Zorgkantoren: om te voorkomen dat zorg zowel op grond van de Wlz als de basisverzekering wordt betaald, en voor de onderlinge afstemming van de op grond van de zorgverzekering en de Wlz verzekerde zorg;
• SVB: de SVB ontvangt gegevens van het Zorgkantoor voor de verzekerdenadministratie bedoeld in artikel 35 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen en de betalingen ten laste van het persoonsgebonden budget en het daarmee verbonden budgetbeheer;
• Toezichthouders: Menzis wisselt persoonsgegevens uit met toezichthouders (bijvoorbeeld Nederlandse Zorgautoriteit of de Autoriteit Persoonsgegevens) indien dit nodig is in het kader van de toezichthoudende taak. Dit is een wettelijke verplichting.
• Andere partijen: Zorgverzekeraars krijgen regelmatig verzoeken van bijvoorbeeld universitaire ziekenhuizen om persoonsgegevens (over gezondheid) te mogen gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Deze gegevens worden alleen verstrekt voor zover niet volstaan kan worden met anonieme gegevens, het onderzoek in het algemeen belang is, en toestemming vragen niet mogelijk was.
• Indidentenregister: Menzis heeft een Incidentenregister waarin persoonsgegevens worden opgenomen. In dit register worden gebeurtenissen opgenomen die als gevolg hebben of zouden kunnen hebben dat de belangen, integriteit of veiligheid van de verzekerden, of de (medewerkers van) Menzis of de financiële sector als geheel in het geding zijn of kunnen zijn, zoals het vervalsen van nota’s, identiteitsfraude, skimming, verduistering in dienstbetrekking, phishing en opzettelijke misleiding.
• Extern Verwijzingsregister: In het Extern Verwijzingsregister worden de persoonsgegevens opgenomen van personen waarvan in voldoende mate vaststaat dat hun gedragingen een bedreiging (kunnen) vormen voor de financiële belangen van (medewerkers van) Menzis of zijn verzekerden. Het Extern Verwijzingsregister kan worden ingezien door de deelnemers aan het Protocol Incidenten waarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
• Basis Registratie Personen: Zorgverzekeraars verkrijgen persoonsgegevens vanuit de Basis Registratie Personen.
• Zorgaanbieders: Zorgaanbieders met wie Menzis een contract heeft gesloten: zij brengen de kosten van zorg direct bij Menzis in rekening.

gegevens over uw gezondheid

Gegevens over jouw gezondheid zijn gegevens waar Menzis extra zorgvuldig mee omgaat. Menzis gebruikt deze gegevens om te bepalen of je recht hebt op (de vergoeding van) zorg. Voor zover dat nodig is, worden gegevens over gezondheid ook gebruikt voor controle, het doen van fraudeonderzoek, verhaal op een derde en analyses voor zorginkoop en risicobeheersing.

De medisch adviseur van Menzis is een in het register inzake Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG) ingeschreven: arts, tandarts, fysiotherapeut, verloskundige, verpleegkundige, gezondheidszorgpsycholoog, psychotherapeut of apotheker.

De medisch adviseur heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. Het gebruik van gezondheidsgegevens valt onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur(s). Elke medewerker die gezondheidsgegevens gebruikt, valt onder de verantwoordelijkheid van de medisch adviseur, behalve voor wat betreft handelingen met een puur administratief karakter zoals het verwerken van declaraties van zorgaanbieders en het doorzenden en digitaliseren van post. De groep van medewerkers onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur, heet de ‘functionele eenheid’. De medewerkers in de functionele eenheid hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als de medisch adviseur.

geautomatiseerde verwerking machtigingsaanvraag of declaratie

Jouw machtigingsaanvraag doorloopt een zorgvuldig proces, waarbij toetsingscriteria gebaseerd op de verzekeringsvoorwaarden worden toegepast op jouw aanvraag. Het toepassen van deze criteria kan geautomatiseerd plaatsvinden. Je krijgt altijd een bericht waarin de aanvraag wordt toe- of afgewezen. Daarin staat beschreven hoe je een klacht kunt indienen als je dat wilt.

Declaraties worden meestal geautomatiseerd afgehandeld, waarbij toetsingscriteria gebaseerd op de verzekeringsvoorwaarden worden toegepast op uw declaratie. Je hebt altijd het recht om een vraag of klacht in te dienen naar aanleiding van de geautomatiseerde afhandeling van uw declaratie.

3 commercie en marketing

Menzis gebruikt jouw persoonsgegevens om je te informeren en te interesseren voor zijn andere producten en diensten. Gegevens over jouw gezondheid (bijvoorbeeld declaratiegegevens) worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden. Soms maakt Menzis selecties van haar klantenbestand, bijvoorbeeld om een product voor een bepaalde doelgroep aan te prijzen. Bij het maken van selecties voor commerciële doeleinden, wordt geen gebruik gemaakt van gegevens over gezondheid of financiële gegevens.

analyse

Menzis zal jouw persoonsgegevens gebruiken voor analyses ten behoeve van marketingactiviteiten. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van gegevens over uw gezondheid

cookies en soortgelijke opslagtechnologieën

Als je de website van Menzis bezoekt, kan Menzis informatie opslaan op uw computer in de vorm van een cookie. Informatie over cookies op de Menzis website kan je lezen in onze cookiepolicy. 

Menzis kan ook gebruik maken van soortgelijke opslagtechnologieën in bijvoorbeeld e-mail of de app. Deze hebben hetzelfde doel als cookies en dezelfde regels zijn erop van toepassing. Voorbeeld hiervan zijn webbakens of pixels.

Cookies en soortgelijke opslagtechnologieën worden gebruikt voor onderzoek naar de werking van onze kanalen en verbetering van onze dienstverlening. Menzis kan ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. Menzis blijft wel altijd verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens.

Menzis bewaart jouw persoonsgegevens zolang hij deze nodig heeft voor het doel waarvoor Menzis uw gegevens in eerste instantie heeft gekregen. Dit betekent dat de meeste gegevens 7 jaar worden bewaard, met ingang van het jaar dat volgt op het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Er zijn een aantal uitzonderingen. Dit zijn:

• niet afgesloten verzekering: Het kan voorkomen dat je bij Menzis een verzekering heeft aangevraagd, maar deze niet heeft afgesloten. Omdat je zelf besloot de verzekering niet te willen sluiten, of omdat Menzis deze geweigerd heeft. In dat geval bewaart Menzis jouw gegevens 1 jaar na de aanvraag. Op die manier kan Menzis jouw gegevens controleren als u het jaar dat volgt weer een aanvraag indient. Ook biedt dit Menzis de mogelijkheid om u te benaderen met andere mogelijk interessante producten, tenzij je hebt aangegeven dat je dit niet wenst.
• na beëindiging van jouw verzekering: Heb je wel een verzekering gesloten, maar deze inmiddels beëindigd? Dan bewaren wij jouw gegevens maximaal 7 jaar nadat je verzekering geëindigd is, dan wel maximaal 7 jaar nadat er nota’s van jou zijn ontvangen. Dit doen wij onder andere vanwege de gestelde eis in de Zorgverzekeringswet. Deze gegevens mogen maximaal 2 jaar worden gebruikt voor marketingdoeleinden, tenzij je hebt aangegeven dat je dit niet wenst.
• onderzoek medische gegevens: Hebben wij een onderzoek uitgevoerd waarbij jouw medische gegevens zijn gebruikt of zijn jouw medische gegevens nodig voor toekomstig onderzoek? Dan bewaren wij deze zolang dat nodig is om het onderzoek uit te voeren en af te ronden, en daarna om onze rechten veilig te stellen. Bijvoorbeeld om declaraties terug te vorderen als zorg is gedeclareerd die niet verleend is. Een ander voorbeeld is het doen van longitudinaal onderzoek waarbij een ontwikkeling over een lange periode in kaart wordt gebracht.
• fraude: Als wij jouw gegevens hebben gebruikt in een fraudeonderzoek, dan bewaren wij deze gegevens 8 jaar nadat het onderzoek is gesloten.
• opnemen telefoongesprekken voor trainingsdoelen: We kunnen jouw telefoongesprekken met ons opnemen. Dat doen wij om onze medewerkers te kunnen trainen en zo onze dienstverlening beter te maken. Deze gegevens bewaren wij maximaal 6 maanden.
• betalingsgedrag: Als jouw verzekering is beëindigd omdat je niet of te laat betaalde, worden de gegevens hierover maximaal 5 jaar bewaard.
• klachten en geschillen: Als wij jouw gegevens hebben gebruikt in het kader van klachten en geschillen, bewaren wij deze gegevens 2 jaar nadat de procedure is afgerond.
• datawarehouse: Menzis bewaart in het datawarehouse alle gegevens van zijn verzekerden 15 jaar voor analyse en actuariële doeleinden. De termijn begint met ingang van het jaar dat volgt op het jaar waarop de gegevens betrekking hebben.

Je hebt recht op:

• inzage in jouw persoonsgegevens
• overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens
• rectificatie van onjuiste persoonsgegevens
• wissen van persoonsgegevens
• beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens
• bezwaar tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens
• intrekken van jouw toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens.

inzage

je hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die Menzis van jou heeft en informatie waarvoor hij die persoonsgegevens gebruikt. Het recht op inzage is in het algemeen op een veilige manier geregeld doordat je via Mijn HEMA zelf kunt zien welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt. Dit zijn NAW-gegevens, verzekeringsgegevens, informatie over het betaalde eigen risico en premiebetalingen en zorgkosten. Het kan zijn dat je daarnaast nog bepaalde specifieke informatie wilt hebben. Je  kunt daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in dit verzoek welke gegevens je wilt inzien.

gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te krijgen van Menzis in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, als die persoonsgegevens door jou of namens jou aan Menzis zijn verstrekt en door Menzis via geautomatiseerde procedés zijn gebruikt.

Menzis kan de persoonsgegevens ook direct aan een andere zorgverzekeraar sturen als het gaat om gegevens die nodig zijn om over te stappen naar die andere zorgverzekeraar. Of als het gaat om door Menzis gegeven machtigingen voor het vergoeden van zorg. Als je wilt dat Menzis uw gegevens direct aan een andere zorgverzekeraar stuurt, vermeld dit dan in uw verzoek.

rectificatie

Je hebt recht op correctie, dus rectificatie, van onjuiste persoonsgegevens die op jouw betrekking hebben. Je hebt er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Meld in jouw verzoek welke gegevens gecorrigeerd moeten worden en waarom.

wissen van gegevens

Je kunt Menzis vragen jouw persoonsgegevens te wissen als volgens jou één van de volgende gevallen van toepassing is:

• Menzis heeft jouw persoonsgegevens niet meer nodig.
• Jouw gegevens worden gebruikt op grond van uw toestemming, maar je trekt deze toestemming in.
• Je maakt bezwaar zoals hierna omschreven, tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens:

1. Menzis mocht jouw persoonsgegevens niet gebruiken.
2. Menzis was op grond van de wet al verplicht jouw gegevens te wissen.
3. Menzis gebruikt jouw gegevens voor social media.

Vermeld in jouw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom je vindt dat Menzis dit moet doen. Als uw verzoek betrekking heeft op jouw verzekering is het wissen van gegevens vaak niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat Menzis deze gegevens nog wel nodig heeft, met inachtneming van de geldende bewaartermijnen (zie onderdeel 2).

beperking

Je hebt er recht op dat het gebruik van jouw persoonsgegevens wordt beperkt:

• in de periode die Menzis nodig heeft om vast te stellen of jouw gegevens inderdaad gecorrigeerd moeten worden.
• als Menzis jouw persoonsgegevens niet had mogen gebruiken, maar je wilt niet dat die gegevens worden gewist.
• in de periode dat je tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens bezwaar heeft gemaakt maar van Menzis nog geen antwoord heeft gekregen.

Als het gebruik van jouw persoonsgegevens wordt beperkt, heeft Menzis jouw toestemming nodig om toch nog gebruik van die gegevens te mogen maken. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Jouw persoonsgegevens mogen toch worden gebruikt:

• voor de uitvoering van jouw zorgverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering, zodat je verzekerd kunt blijven en jouw nota’s kunnen worden betaald door je zorgverzekeraar.
• voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
• ter bescherming van de rechten van een ander persoon of een rechtspersoon.
• om redenen van groot algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie, zoals volksgezondheid.

Vermeld in jouw verzoek waarom Menzis jouw persoonsgegevens niet mocht gebruiken. Of voeg het verzoek tot beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens toe aan een verzoek tot rectificatie of een bezwaar.

Als je samen met het beroep op rectificatie of jouw bezwaar ook een beroep op beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens hebt gedaan, worden jouw persoonsgegevens in deze termijn minder gebruikt.

bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing. Als je gegevens worden gebruikt , maar niet voor direct marketing of uitvoering van jouuw verzekering , dan mag je daartegen bezwaar maken, als je daarvoor bijzondere persoonlijke redenen hebt. Vermeld in dit bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van jouw bezwaar is.

toestemming

Als Menzis alleen met jouw toestemming jouw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag je deze toestemming altijd intrekken. De intrekking van jouw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van jouw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen. Vermeld bij jouw verzoek welke toestemming je wilt intrekken.

Als je een beroep wilt doen op één van de rechten die genoemd worden, kan je daarvoor een verzoek indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Menzis. Dit kan je bijvoorbeeld per brief of elektronisch doen. We vertellen je dan binnen 1 maand wat we met jouw verzoek hebben gedaan. Als jouw verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens 2 maanden worden verlengd. Als Menzis de termijn wil verlengen, laten wij u dat binnen 1 maand na ontvangst van jouw verzoek weten.

Als je het niet eens bent met de afhandeling van jouw verzoek, dan kunt je daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of elke andere Europese toezichthoudende autoriteit. Je kunt ook een verzoekschrift indienen bij de rechtbank.

beveiligingsmaatregelen

Menzis past in het hele bedrijf beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen betreffen: de organisatie, het personeel, processen en techniek en fysieke beveiliging. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het beveiligingsbeleid van Menzis.

De ontwikkelingen binnen de wereld van informatiebeveiliging gaan snel. De invulling van de maatregelen is afgeleid van internationaal geldende standaarden, zoals ISO-norm ISO27002. Periodiek wordt door ons gecontroleerd of onze maatregelen nog adequaat zijn. Dit gebeurt door middel van het uitvoeren van risicoanalyses, interne controleplannen en door onafhankelijke audits.

Daarnaast staat Menzis onder direct toezicht van verschillende toezichthouders en de externe accountant, waarbij onder meer wordt toegezien op de werking van interne beheersing van informatiebeveiliging. Als Menzis gebruikmaakt van 3e partijen bij de verwerking van persoonsgegevens, dan controleert Menzis dat die 3e partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiliging.

veilig inloggen met DigiD en sms

We willen jouw gegevens zo goed mogelijk beschermen daarom hebben we het veiligheidsniveau verhoogd. In Mijn HEMA staan privacygevoelige gegevens, zoals declaraties en informatie over uw medische behandelingen.

Als u inlogt met sms-controle, weten we zeker dat u degene bent die de gegevens mag inzien en dat niemand misbruik maakt van uw gegevens. Alle zorgverzekeraars in Nederland gaan over op de deze extra beveiliging.

Als je vragen heeft, kan je contact opnemen met Menzis.

Algemeen
Menzis
Postbus 75000
7500 KC Enschede

Functionaris voor gegevensbescherming
Menzis t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 75000
7500 KC Enschede
fg@menzis.nl 

Klacht
Menzis t.a.v. afdeling Klachtenmanagement
Postbus 750007500 KC Enschede

Afmelden voor commercie
Menzis t.a.v. afdeling Marketing
Postbus 75000
7500 KC Enschede

Autoriteit persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl
 
Verder verwijzen we je graag naar de informatie elders op deze website.